A automação de processos com clientes, é um dos pontos mais importantes quando se fala sobre produtividade e ganho de tempo dentro do escritório contábil.
Com o passar do tempo, o avanço tecnológico permitiu que processos antes manuais, se tornassem automatizados e com grande volume de processamento.
Atualmente, o tempo é a moeda mais valorizada dentro da organização. Com a automatização, é possível estabelecer rotinas diárias ou semanais que ajudam na acuracidade das informações e sua correta entrega ao FISCO.
E a pergunta é, como despertar o cliente para esta automação?
Acredito que o início de tudo é o cliente estar engajado no processo, ou seja, entender que a informação é importante e tê-la dentro de um sistema informatizado, ajuda a tomar as melhores decisões. Aliado a isso, ele deve ter a consciência de enxergar a contabilidade como um parceiro de negócio e não um simples prestador de serviços.
Para começar a entender este processo de automação, vamos pegar como exemplo um comércio varejista em geral. Este terá obrigações fiscais a serem cumpridas como a emissão de NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor) ou mesmo a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), aliado a isso temos que levar em conta também a retaguarda. Explico, para poder emitir os documentos fiscais, tenho que ter a parte de impostos bem parametrizada, um cadastro de produtos harmonizado e saneado, isso faz parte da automação e se deixar a cargo exclusivo do usuário, pode gerar informações indevidas ou mesmo um cálculo incorreto de imposto.
Neste ponto você pode me perguntar o que isso tem haver com a automação contábil? Eu lhe respondo, tudo! Quanto mais segurança e ferramentas o sistema (ERP) puder lhe proporcionar nos processos internos da empresa, maior será a qualidade da informação a ser prestada nas obrigações acessórias e por consequência na integração com o ambiente Fisco/Contábil do escritório contábil.
Um exemplo prático dentro de um ERP, seria uma ferramenta que efetuasse uma auditoria nas movimentações de notas fiscais de entrada/saída, visando identificar situações que causariam divergências dentro do PVA (Programa Validador e Assinador) do EFD ICMS/IPI. O dia a dia cada vez mais parece ter menos tempo devido às necessidades da organização, isso pode nos levar a cometer erros básicos que influenciam na entrega das obrigações acessórias. Uma ferramenta que possibilite este tipo de auditoria e que possa estar inserida dentro do planejamento semanal das tarefas, irá mitigar erros e propiciar informações mais íntegras e corretas.
Trazendo para o ambiente financeiro, quantas vezes perdemos tempo em identificar divergência de valores em lançamentos, ou mesmo valores lançados em datas divergentes na competência de entrada em relação à competência financeira. Nesta situação, a automação se torna uma ferramenta essencial para a identificação destas e de outras situações que podem causar inconsistências nos lançamentos contábeis.
Assim como a auditoria fiscal, a auditoria financeira pode fazer parte do processo de fechamento diário das tarefas, gerando confiabilidade das informações.
Agora se eu te falar sobre a possibilidade de efetuar uma integração da movimentação financeira, ou seja, do realizado com o sistema contábil, o que você acharia disso? Consideraria importante dentro do fluxo entre Cliente e Contabilidade?
Quando a contabilidade encontra este tipo de função no sistema do seu cliente, podemos considerar um grande diferencial, pois este tipo de rotina agiliza a recepção de informações para o fechamento contábil.
Alguns sistemas possuem este tipo de ferramenta, além de em muitos casos, contarem também com um profissional dedicado para atender e orientar o público contábil em suas necessidades.
Quando cliente, contabilidade e ERP trabalham juntos, tudo flui de forma mais simples e eficiente. O cliente, ao usar um sistema bem organizado, garante que suas informações sejam corretas desde o início. Isso ajuda a contabilidade a trabalhar com dados mais precisos, reduzindo inconsistências e agilizando o cumprimento das obrigações acessórias.
O ERP entra como uma peça-chave, conectando tudo e trazendo automação, auditorias e integrações Fisco/Contábeis que facilitam o dia a dia tanto do empresário quanto do contador. Assim, em vez de perder tempo corrigindo problemas, ambos podem focar no que realmente importa: crescer o negócio com mais segurança e planejamento.
Com essa parceria bem ajustada, todo mundo sai ganhando. O cliente ganha tempo e eficiência, a contabilidade recebe informações confiáveis, e o ERP garante que tudo funcione da melhor forma possível.
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