Quando falamos em “Obrigações Acessórias”, o que vem à sua mente? Você sabe o que é ou nunca ouviu falar? E se mencionarmos a nota fiscal eletrônica, o termo soa mais familiar?
Pois bem, as obrigações acessórias correspondem a todas as informações que a empresa deve prestar ao Fisco sobre suas operações, além da obrigação principal, que é o recolhimento dos tributos devidos nas esferas federal, estadual e municipal.
Para que essas obrigações sejam cumpridas de forma adequada, é fundamental ter atenção aos processos internos, especialmente à forma como as informações são inseridas e tratadas nos sistemas da empresa.
A seguir, vamos destacar alguns pontos importantes que merecem atenção especial, considerando sua relevância para o ambiente fiscal e contábil.
Cadastro de produtos: Um dos cadastros mais importantes dentro de um sistema informatizado ou também conhecido como ERP. Ele contém os itens e serviços que a empresa comercializa ou utiliza como insumo. É dele que parte as informações que são apresentadas nas obrigações como a NF-e, NFS-e, Inventário ou mesmo os SPED’s.
Dito isso, é muito importante nos atentarmos para os seguintes atributos:
Código: Trata-se da identificação única do produto, ou seja, como ele estará vinculado no estoque, notas emitidas, ordens de compra, entre outros. É muito importante que você não reaproveite o código, ou seja, use o mesmo código com produtos diferentes, isso irá prejudicar o histórico do sistema e entrega de obrigações retroativas.
Descrição: A correta descrição de um produto, é importante para que não gere dúvidas no processo interno da empresa, como a separação de itens ou mesmo no processo do transporte, caso seja parado por uma fiscalização.
UM: Informação muito importante que diz ao FISCO, como o produto é controlado dentro do estoque da empresa. Aqui é necessário estar atento ao processo de entrada, pois é comum o fornecedor emitir a nota fiscal em UM (Unidade de Medida) diferente daquela que você mantém estoque.
Situação: É um simples campo que identifica se o produto está ativo ou não dentro do sistema, porém de grande importância. Explico, quando você mantém um cadastro de produtos organizado e saneado, às consultas, relatórios e movimentações se tornam mais leves, pois os produtos inativos, deixam de ser objeto de pesquisa. Outro objetivo alcançado com o saneamento do cadastro, é a identificação de produtos obsoletos que estão ocupando espaço e poderiam ser descartados ou mesmo vendidos, gerando uma receita para a empresa.
Finalidade: Como o próprio nome diz, este campo irá definir a finalidade do produto, ou seja, se ele é um insumo, produto acabado, produto em processo, entre outros. Esta informação é muito importante para a geração do SPED ICMS/IPI, já que a mesma é base para a geração dos registros do bloco K (produção) e bloco H (inventário), além de estar presente também na geração do SPED Contribuições (PIS/COFINS).
NCM: A Nomenclatura Comum do Mercosul ou mais popularmente conhecida como NCM, é utilizada para uma correta e harmoniosa classificação dos produtos, dentro dos países que compõem o Mercosul. Ela influencia diretamente nos impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS, por isso manter o cadastro de produtos atualizado, irá garantir a correta tributação dos impostos. Vale ressaltar que a tabela de NCM ou tabela TIPI, é constantemente atualizada, onde são inseridos novos códigos e excluídos outros, então fique atento à validade da NCM.
GTIN: Trata-se de uma codificação dentro do cadastro único de produtos, gerado pelo estabelecimento que criou o produto, dentro de uma plataforma terceirizada pela Receita Federal. Este código é gerado tanto para o produto individualizado, quanto para o produto vendido em embalagem agrupadora. Podemos citar como exemplo o leite, a embalagem individual possui 1 GTIN e a embalagem com 12, possui outro GTIN. É importante manter este cadastro atualizado, pois pode ocorrer rejeição na emissão da nota fiscal.
Cadastro Cliente e Fornecedor: Assim como produtos, ter um cadastro de clientes e fornecedores bem alimentado e saneado, é muito importante para os processos do dia a dia na empresa. É muito comum vermos situações como duplicidade de cadastro, dados imprecisos ou mesmo a falta de informações que podem levar a uma tributação incorreta ou mesmo gerando erros na emissão de notas fiscais. Abaixo classificamos alguns atributos que julgamos importantes:
Razão Social: É o nome jurídico da empresa, quando do seu registro perante a Receita Federal. Essa informação é importante na emissão de notas e geração de várias outras obrigações acessórias como o SPED ICMS/IPI.
Nome Fantasia: Trata-se do nome comercial da empresa, não tem impacto nas obrigações acessórias, porém é importante para localização do cadastro do parceiro comercial no sistema, bem como em integração com e-commerce e marketplaces.
Endereço: Aqui devemos abordar o endereço completo, envolvendo logradouro, bairro, cep, cidade e UF. Essas informações são determinantes para o cálculo correto dos impostos. Caso a UF esteja errada, poderá tributar uma alíquota incorreta, o que pode ocasionar em rejeição da nota ou mesmo aplicação de sanções pelo Estado. Com a reforma tributária, estas informações se tornaram mais importantes, pois o IBS (novo imposto), terá alíquota por Estado e por município.
CNPJ: Nada mais é do que a identificação da empresa junto a Receita. Essa informação é muito importante para identificar quem está emitindo ou recebendo a nota fiscal, além do que, um CNPJ incorreto apresenta rejeição na emissão da NF-e.
IE: Assim como o CNPJ, a IE é muito importante pois determina que a empresa é uma contribuinte de ICMS, porém existem casos onde existe a IE e não seja contribuinte como por exemplo Hospitais, Instituições de Ensino e Órgãos Públicos. A falta dessa informação ou a IE estiver incorreta/incompleta, irá causar rejeição na NF-e.
Fone e E-mail: São as formas comuns de contato com o parceiro comercial, uma informação precisa, agiliza o processo de comunicação e a troca de informações. Num mundo onde o tempo cada vez mais é escasso, a comunicação pelo whats tornou-se uma ferramenta para o dia a dia. Já o e-mail é crucial, pois através dele são enviados XML da NF-e/NFC-e, boletos de cobrança e o RPS por exemplo.
Nota de entrada: Dependendo do sistema, podemos dar entrada de uma nota fiscal através de digitação manual, importação de XML direto ou mesmo através de automatizadores de processo, que buscam as notas emitidas contra a empresa e disponibilizam para importação.
Aqui é importante destacar que a pessoa responsável pela entrada desta nota, deve ter atenção em algumas situações como:
CFOP: Informar corretamente o CFOP da operação de entrada, com isso é possível determinar se a operação dará direito a crédito dos impostos.
CST: Revisar o CST do ICMS, PIS, COFINS e IPI, para que estejam compatíveis com a base de cálculo e valor de imposto.
Fator de Conversão: Aqui reside um dos grandes vilões de controle de estoque. Se no momento da entrada não for identificado que a unidade de medida que veio na NF é diferente daquela de controle do estoque, estaremos dando entrada em quantidade errada e prejudicando o processo interno e em alguns casos, podendo parar a esteira de produção da empresa.
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