O Covid-19 e a necessidade da melhora



De repente, sem qualquer aviso, chegou o Covid-19 e simplesmente mudou tudo. De um momento para outro pareceu que nos foi tirado o chão debaixo de nossos pés. A primeira reação é de pânico e desespero. Ninguém sabe ao certo o que fazer. Depois, vem a realidade, ou a nova realidade. É o momento de começar a reação, independente de quão dura seja a realidade. Afinal de contas a vida continua. Mas o que devemos fazer em nossas organizações? Duas coisas são fundamentais, o questionamento dos processos e o aumento do controle sobre as atividades que, de fato, fazem a diferença em sua empresa.

As organizações são formadas por um conjunto de processos. Tudo precisa seguir um processo. É desta forma que as empresas garantem seu funcionamento diante da complexidade que enfrentam no dia a dia.

O problema é que quem executa os processos não é a pessoa que definiu o processo. É comum que com o passar do tempo que as restrições que suportam cada processo sofram alterações sendo, muitas vezes, até eliminadas. Todavia, não se retorna ao processo para se fazer as adequações, e como as pessoas que estão executando não sabem disto e estão no modo automático, muitos processos continuam sendo executados sem necessidade, gerando custos desnecessários.

Por isso, eles precisam ser questionados constantemente e este é o momento certo para se fazer isto. Existem três grandes formas de se questionar os processos existentes: por primeiro questiona-se a tecnologia naquele processo.

Por tecnologia entende-se tudo o que é fornecido ao executor do processo. E a pergunta é: Do jeito que este processo está estruturado, é o mais competitivo possível? Depois questiona-se a preparação das pessoas naquele processo. Do jeito que as pessoas estão preparadas é o mais competitivo possível? Por fim questiona-se o clima existente na equipe. Clima diz respeito a engajamento, comprometimento, pró atividade, colaboração etc. Como é o ambiente de trabalho neste processo?

Estes questionamentos trarão reflexões que, com certeza, impactarão a estrutura de custos da empresa.

Um dos grandes aliados na melhoria da eficácia dos processos é a tecnologia da informação. Processos inteiros, muitas vezes, podem ser substituídos por um simples clique no teclado. A informatização em processos tem inclusive ultrapassado os muros da organização para entrar nas cadeias produtivas já que a informação gerada em um ponto da cadeia pode perfeitamente ser utilizada por outro participante desta mesma cadeia, sem a necessidade de reprocessar.

A mesma acomodação que acontece nos demais processos também acontece com a Tecnologia da Informação nas organizações. Se acostumam a usar de determinada forma e assim seguem fazendo sem se preocupar se existem novas possibilidades.

Consulte seu fornecedor de TI, peça a ele um diagnóstico daquilo que está sendo usado em comparação com o que poderia estar sendo usado e Lembre-se: Os processos que nos trouxeram até aqui não são os que vão nos levar daqui para frente.

Célio Luiz Valcanaia
E-mail: celio@valcanaia.com


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2020-08-20

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